Politique de confidentialité
Article 1 — Avant-propos
Le RGPD et vous…
La protection des données personnelles est l’une de nos préoccupations majeures. La politique de confidentialité s’inscrit dans un contexte juridique marqué par le Règlement Européen sur la Protection des Données (Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016), applicable depuis le 25 mai 2018 et la Loi Informatique et Libertés n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relatif à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.
Ainsi, la présente politique de protection des données a pour but de vous présenter :
• Le responsable de traitement des données à caractère personnel
• La manière dont sont collectées et traitées vos données. Une donnée personnelle est une donnée permettant d’identifier une personne physique.
• Vos droits concernant l’utilisation de vos données personnelles
• Les destinataires à qui vos données sont transmises
• La politique du site en matière de gestion des cookies
Cette politique de confidentialité est complémentaire aux mentions légales présentes sur le site internet.
Article 2 — Lexique
Promis, vous allez nous comprendre !
• Donnée à caractère personnel (ou donnée personnelle) est toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable.
• Un traitement de données personnelles est toute opération ou ensemble d’opérations appliquées à des données à caractère personnel.
• Le responsable de traitement détermine les finalités (les objectifs du traitement) et les moyens du traitement.
• Le sous-traitant traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable de traitement et sous ses instructions.
Article 3 — Principes généraux
Des obligations juridiques, nous en avons !
Conformément aux dispositions de l’article 5 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), la collecte et le traitement de vos données personnelles respectent les principes suivants :
• Licéité, loyauté et transparence : la collecte et le traitement des données personnelles ne peut reposer que sur une base légale définie au préalable (exécution d’un contrat, obligation légale, consentement, intérêt légitime)
• Finalités limitées : la collecte et le traitement des données personnelles sont réalisés pour répondre à un ou plusieurs objectifs définis
• Minimisation de la collecte et du traitement de données : seules les données strictement nécessaires à la bonne exécution des objectifs poursuivis sont collectées
• Conservation des données limitée dans le temps : le responsable de traitement est dans l’obligation de définir des durées de conservation concernant les données personnelles traitées
• Intégrité et confidentialité des données collectées et traitées : le responsable de traitement s’engage à garantir l’intégrité et la confidentialité des données collectées.
Article 4 — Responsable de traitement (et sous-traitant)
Nous sommes responsables des données confiées !
| Politique EN LIGNE (site internet) | Politique GÉNÉRALE (relation client et missions) |
| En tant que responsable de traitement, AVEXXENS s’engage à respecter les obligations issues du Règlement et de la Loi Informatique et Libertés modifiée, concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel. Conformément à l’article 32 du RGPD, nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection de vos données personnelles. | En tant que responsable de traitement, AVEXXENS s’engage à respecter les obligations issues du Règlement et de la Loi Informatique et Libertés modifiée, concernant la collecte et le traitement des données à caractère personnel. Conformément à l’article 32 du RGPD, nous mettons en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles pour assurer la protection de vos données personnelles. En tant que sous-traitant, AVEXXENS s’engage à traiter les données à caractère personnel du client qu’autant que cela s’avère nécessaire pour l’exécution du contrat conclu. AVEXXENS s’engage à suivre les instructions écrites du client, conformément à l’article 28 du RGPD. |
Article 5 — Données collectées : quelles données ?
Que savons-nous sur vous ?
| Politique EN LIGNE (site internet) | Politique GÉNÉRALE (relation client & missions) |
| Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les données nécessaires à la réalisation de nos missions. Ainsi, dans le cadre de nos missions, AVEXXENS est susceptible de collecter et traiter les informations suivantes : Identité : Nom, prénom Vie personnelle : Mail Vie professionnelle : Mail, n° téléphone Données de connexion : Identifiants et mots de passe pour accéder à l’espace client Internet : Adresse IP Lors de la consultation du site internet, nous ne collectons aucune donnée sensible comme la religion, l’appartenance syndicale, les origines raciales et ethniques, les condamnations pénales ou les données relatives à la santé. Aucune donnée sensible n’est collectée lors de la consultation du site. | Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les données nécessaires à la réalisation de nos missions. Ainsi, dans le cadre de nos missions, AVEXXENS est susceptible de collecter et traiter les informations suivantes : Identité : Nom, prénom, âge sexe, régime matrimonial Vie personnelle : Adresse, enfants, n° téléphone, mail, imposition, situation patrimoniale Vie professionnelle : Qualification, emploi, lieu de travail, diplôme, mail, n° téléphone Informations économiques : Salaire, RIB, données bancaires Données de connexion : Identifiants et mots de passe Données sensibles : Santé, n° SS, attestation en rapport au casier judiciaire Internet : Adresse IP Dans le cadre de la gestion de la relation client et de sa mission de commissaire aux comptes, AVEXXENS agit à ce titre, en tant que responsable de traitement. Afin de réaliser ces missions, AVEXXENS collecte des données détaillées ci-dessus. Dans le cadre de sa mission d’expertise comptable, sociale, juridique et de fiscalité personnelle, AVEXXENS agit à ce titre, en tant que sous-traitant pour le compte de ses clients. Afin de réaliser ces missions, AVEXXENS peut être amené à avoir connaissance, en plus des données mentionnées ci-dessus, de données sensibles de personnes vulnérables (salariés ou dirigeant) comme des données de santé (maladies), des données de handicap, le numéro de sécurité sociale et des données relatives aux condamnations pénales (casier judiciaire). Conscients du niveau de sensibilité de ces informations, nous avons à cœur de vous garantir un niveau maximum de confidentialité, ainsi qu’un engagement dans le respect de nos obligations légales et règlementaires. Toutes les données collectées sont ainsi strictement nécessaires à la réalisation de la mission que vous nous avez confiée. |
Article 6 — Données collectées : pour quelles raisons ?
Nous tenons à vous expliquer !
Dans l’ensemble de ces situations, AVEXXENS agit en qualité de « Responsable de traitement » au sens du RGPD.
Politique en ligne (site internet)
| CONSULTATION DU SITE INTERNET | |||
| DONNÉES COLLECTÉES | RAISONS DE LA COLLECTE | FONDEMENT JURIDIQUE | DURÉES DE CONSERVATION |
| Identité Vie personnelle Vie professionnelle Données de connexion Internet | Nous utilisons ces données afin de : Vous contacter lorsque vous remplissez le formulaire de contactVous permettre d’accéder à votre espace client | Exécution d’un contrat | Les données récoltées par le biais du formulaire sont conservées durant 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect Vos données de navigation sur notre site internet ne sont pas conservées |
| Vous proposer des services personnalisésContrôler et améliorer nos sites Internet et nos applications ;Procéder à des analyses d’audience ou réaliser des statistiquesSécuriser nos sites Internet/applications et assurer notre et votre protection contre la fraude | Intérêt légitime | ||
Politique Générale (relation client et missions)
| GESTION INTERNE DE LA RELATION CLIENT | |||
| DONNÉES COLLECTÉES | RAISONS DE LA COLLECTE | FONDEMENT JURIDIQUE | DURÉES DE CONSERVATION |
| Identité Vie personnelle Vie professionnelle Informations économiques Données de connexion Internet | Nous utilisons ces données afin de : Gérer la relation commercialeRédiger les lettres de missionGérer les règlements, facturations, etc…Répondre à vos questions et interagir avec vous de toute autre manièreVous permettre de vous créer votre espace client | Exécution d’un contrat | Conservation le temps de la relation commerciale. Conservation selon les délais de prescription et de responsabilité de l’expert-comptable à la fin de la relation. Conservation des pièces comptables selon les mêmes délais. |
| Vous proposer des services personnalisésSécuriser nos sites Internet/applicationsVous adresser des communications d’information | Intérêt légitime | ||
| COMMISSARIAT AUX COMPTES | |||
| DONNÉES COLLECTÉES | RAISONS DE LA COLLECTE | FONDEMENT JURIDIQUE | DURÉES DE CONSERVATION |
| Identité Vie personnelle Vie professionnelle Informations économiques Données sensibles | Nous utilisons ces données afin de réaliser nos missions de commissariat aux comptes : Certifier les comptes annuelsRéaliser un audit légalEmettre un avis sur un document comptable, une stratégie financière adoptéeFournir une attestation pour le Tribunal dans le cadre d’une procédure collective ou pour les financeurs en cas de recherche de fondsPrévenir le Procureur de la République en cas de constatation de fraude | Obligation légale | Conservation pendant 10 ans |
Dans le cadre de nos lettres de missions (comptabilité, sociale et juridique), AVEXXENS agit en qualité de « sous-traitant », pour le compte de ses clients :
| GESTION DES CLIENTS DANS LE CADRE DE NOS LETTRES DE MISSION | |||
| DONNÉES COLLECTÉES | RAISONS DE LA COLLECTE | FONDEMENT JURIDIQUE | DURÉES DE CONSERVATION |
| Identité Vie personnelle Vie professionnelle Informations économiques Données de connexion Internet Données sensibles | Conclusion et exécution de la lettre de missionSuivi de l’exécution des contrats de travail du personnel du clientExécution de vos déclarations fiscales, sociales et obligations juridiquesConclusion et exécution de toute autre mission que vous nous auriez confiée contractuellementVous adresser des lettres d’information en lien avec votre activité (sans finalité commerciale)Suivi des obligations comptables, juridiques, sociales et fiscale de l’entreprise | Exécution de la lettre de mission | Conservation durant la lettre de mission Conservation selon les délais de prescription et de responsabilité de l’expert-comptable à la fin de la relation. |
| Evaluation et gestion du risque afin de remplir les obligations légales et/ou règlementaires Sécurité et prévention de la fraude Lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme | Obligations légales | Conservation des pièces comptables selon les mêmes délais. | |
En tant que sous-traitant, AVEXXENS vous permet de respecter vos obligations dans la mesure où toutes nos lettres de missions ont inclus la dimension RGPD et plus particulièrement intègrent la clause de sous-traitance recommandée par la CNIL. Nous vous informons que nos lettres de missions sont à jour de la nouvelle règlementation. Si vous n’avez pas reçu votre avenant RGPD, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données dont les coordonnées figurent à l’article 8.2 de la présente politique de protection des données.
Article 7 — Qui a accès à vos données ?
On ne les transmet pas à n’importe qui !
| Politique EN LIGNE (site internet) | Politique GÉNÉRALE (relation client & missions) |
| AVEXXENS s’engage à ne transmettre vos données personnelles qu’aux seules personnes habilitées en interne et aux tiers autorisés tels que l’administration des impôts, des douanes ou de l’économie, l’administration de la justice, de la police et de la gendarmerie ou encore l’administration de l’action sociale et autorités sanitaires. Par définition, notre hébergeur informatique LINK OFFICE a accès à nos données, en tant que prestataire informatique. Le recours à ces prestataires est nécessaire à la bonne réalisation de nos services. Nous nous engageons à vérifier et garantir le respect de leur conformité au regard du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés modifiée. Hormis les destinataires cités ci-dessus, AVEXXENS s’engage à ne pas transmettre vos données personnelles, à des tiers ou à des organismes externes, sans votre accord express. AVEXXENS ne procède et ne procèdera à aucune vente, aucune cession, aucune communication de vos données personnelles à des tiers non autorisés. AVEXXENS n’a recours à aucune décision automatisée sur la base de vos données personnelles. Aucun profilage n’est mis en œuvre lors du traitement, et les données que nous collectons ne seront jamais utilisées sans intervention humaine. | AVEXXENS s’engage à ne transmettre vos données personnelles qu’aux seules personnes habilitées en interne et aux tiers autorisés tels que l’administration des impôts, des douanes ou de l’économie, l’administration de la justice, de la police et de la gendarmerie ou encore l’administration de l’action sociale et autorités sanitaires. AVEXXENS peut, éventuellement, transmettre vos données personnelles à des sous-traitants tels que : MINI MICRO, filiale du Groupe pour la gestion des paies Ainsi qu’à des logiciels métiers en mode SAAS, tels que Agrume, Hexacoop, Impalact, My Fides, Quick Books, Rca, Receipt Bank, Silae, Waibi, Zendesk (liste non exhaustive) Par définition, notre hébergeur informatique LINK OFFICE a accès à nos données, en tant que prestataire informatique. Le recours à ces prestataires est nécessaire à la bonne réalisation de nos services. Nous nous engageons à vérifier et garantir le respect de leur conformité au regard du RGPD et de la Loi Informatique et Libertés modifiée. En dehors des cas de sous-traitance et de l’utilisation de logiciels métier, AVEXXENS s’engage à ne pas transmettre vos données personnelles, à des tiers ou à des organismes externes, sans votre accord express. AVEXXENS ne procède et ne procèdera à aucune vente, aucune cession, aucune communication de vos données personnelles à des tiers non autorisés. AVEXXENS n’a recours à aucune décision automatisée sur la base de vos données personnelles. Aucun profilage n’est mis en œuvre lors du traitement, et les données que nous collectons ne seront jamais utilisées sans intervention humaine. |
Article 8 — Vos droits
Vous avez toutes les cartes en main !
8.1 Vos droits
Conformément à la réglementation en vigueur, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
| Droit d’accès | Vous pouvez, à tout moment, accéder à vos données personnelles que nous détenons sur vous. |
| Droit de rectification | Si vous remarquez une erreur, un oubli ou une ambiguïté dans vos données personnelles, vous pouvez formuler une demande afin de compléter ou de procéder à une correction, ou une clarification de vos informations personnelles. |
| Droit d’opposition | Vous conservez, à tout moment, le droit de vous opposer à l’utilisation de vos données personnelles dans le cadre des activités menées par notre entreprise en ce qui concerne les traitements de vos données. |
| Droit à la limitation | Vous pouvez revendiquer la limitation du traitement futur de vos données à caractère personnel sous certaines conditions. |
| Droit de suppression | Vous pouvez également nous demander la suppression de vos données personnelles. |
| Droit à la portabilité | Vous avez le droit de recevoir les données vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine. Vous pouvez également demander que nous transmettions vos données personnelles à un autre organisme. |
| Mort numérique | Vous pouvez, décider du devenir de vos données personnelles numériques après votre décès. |
8.2 Le DPO
AVEXXENS a désigné un Délégué à la Protection des Données (DPD). Ainsi, pour pouvoir exercer vos droits, vous pouvez contacter notre Délégué à la Protection des Données (DPD) à l’adresse suivante : OPTIMEX DATA Coordonnées : rgpd@avexxens.fr Numéro de téléphone : 09.71.16.15.42
ou
AVEXXENS 2 rue de la Renaissance 92160 ANTONY
8.3 La réclamation auprès de la CNIL
Vous pouvez à tout moment, introduire une réclamation auprès de l’autorité compétente à savoir la Commission National de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en suivant le lien suivant : https://www.cnil.fr/fr/plaintes.
Article 9 — Les mesures de sécurité
Vous nous confiez vos données, nous en prenons soin !
AVEXXENS se préoccupe de la sécurité des données personnelles qu’il s’engage à traiter de manière sécurisée et uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation de la finalité poursuivie.
AVEXXENS a mis en place des mesures techniques et organisationnelles pour assurer un niveau de protection des données adéquat par rapport à la nature et la finalité des traitements. Ainsi, conformément à l’article 32 du RGPD relatif à la sécurité des traitements, AVEXXENS a mis en place :
- Des moyens permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et services de traitement
- Des moyens permettant de rétablir la disponibilité des données et l’accès à celles-ci dans des délais appropriés en cas d’incident physique ou technique
L’obligation de sécurité reste toutefois une obligation de moyen c’est-à-dire que nous mettons tout en œuvre pour garantir la confidentialité et l’intégrité de vos données personnelles.
L’ensemble des personnes ayant accès à vos données personnelles a été sensibilisé aux bonnes pratiques en matière de protection des données. Elles sont tenues par une obligation de confidentialité, et s’exposent en cas de non-respect de cette disposition à des sanctions disciplinaires.
Article 10 — Les transferts de données hors Union européenne
Un voyage bien organisé !
| Politique EN LIGNE (site internet) | Politique GÉNÉRALE (relation client & missions) |
| Dans le cadre de la consultation du site internet, nous ne sommes pas amenés à transférer directement vos données en dehors de l’Union Européenne. Nous nous engageons à vous informer en amont de la possibilité d’effectuer des transferts de données hors Union Européenne et ainsi, nous vous communiquerons les garanties mises en place pour assurer un niveau de protection suffisant et approprié. | Dans le cadre de notre activité et pour la gestion de vos demandes, nous ne sommes pas amenés à transférer directement vos données en dehors de l’Union Européenne. Toutefois, en cas de transmission de vos données personnelles en dehors de l’Union Européenne, nous nous assurerons que ces pays garantissent un niveau de protection des données suffisant et approprié. Nous nous engageons à vous informer en amont de la possibilité d’effectuer des transferts de données hors Union Européenne et ainsi, nous vous communiquerons les garanties mises en place pour assurer un niveau de protection suffisant et approprié. |
Article 11 — Les cookies
Vous avez le choix entre manger des cookies ou vous mettre au régime
Comme sur la plupart des sites internet, notre site internet utilise des cookies qui peuvent être classés dans une seule catégorie :
- STRICTEMENT NÉCESSAIRES : ces cookies sont indispensables pour naviguer sur notre site et utiliser ses fonctionnalités (sécurité, mémorisation de vos choix en matière de cookies). Ils ne nécessitent pas votre consentement.
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La liste détaillée des cookies utilisés, leurs finalités et leurs durées de conservation figurent dans notre politique des cookies.
Article 12 — Mise à jour de la politique
Vous tenez le bon bout, c’est bientôt la fin de la lecture !
La présente politique de protection des données personnelles peut être amenée à évoluer.
La dernière mise à jour a été effectuée le 1er janvier 2021.